O czym pracodawca powinien wiedzieć, zanim wpisze numer PESEL i adres zamieszkania kandydata na pracownika na skierowaniu na wstępne badania lekarskie? Autorką tekstu jest dr Magdalena Rycak, dyrektor Instytutu Prawa Zatrudnienia i Work-Life Balance w Uczelni Łazarskiego.
Przyjmijmy na potrzeby tego tekstu, że po długim i wyczerpującym procesie rekrutacji, firma wybiera w końcu wymarzonego kandydata na pracownika. Ale, żeby go zatrudnić musi wcześniej skierować go na wstępne badania lekarskiej z zakresu medycyny pracy. Taki obowiązek wynika z kodeksu pracy z art. 229. To wymaga wpisania w skierowaniu numeru PESEL i adresu zamieszkania osoby, która ma podać się badaniom. I tu pojawia się problem. Zgodnie bowiem z kodeksem pracy – art. 22 [1] par. 3, pracodawca ma prawo żądać tych konkretnych danych, ale dopiero, jak kandydat stanie się jego pracownikiem.
Badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podmiotem zdrowotnym, który wykonuje świadczenia z zakresu medycyny pracy. To wynika z art. 12 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. DZ.U. z 2022 r., nr. 437). Żeby takie badania były wykonane, pracodawca musi wystawić skierowanie ( art. 229 par. 4a k.p.).
Wzór skierowania (załącznik nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy zawiera także numer PESEL oraz adres zamieszkania pracownika. Ale te dane nie zostały wymienione w art. 22[1] par. 1 k.p. wśród danych osobowych, których podania pracodawca żąda od kandydata na pracownika.
Co do zasady, na wczesnych etapach rekrutacji, zanim mamy do czynienia z osobą przyjmowaną do pracy, przetwarzanie takich danych osobowych kandydata, jak jego PESEL i adres zamieszkania, nawet za jego zgodą nie są niezbędne do realizacji celu, jakim jest jego zatrudnienie.
Dopuszczalne jednak będzie przetwarzanie takich danych kandydata, z którym zawarta już została umową o pracę z późniejszą datą nawiązania stosunku pracy w celu wystawienia mu skierowania na wstępne badania lekarskim, tak aby nastąpiła właściwa identyfikacja takiej osoby. W takim przypadku podstawę przetwarzania numeru PESEL oraz adresu zamieszkania kandydata na pracownika stanowią przepisy o RODO. Dokładnie chodzi o art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. C. Zgodnie z nim dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych, gdy jest to niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Wydawane przez pracodawcę skierowanie osoby przyjmowanej do pracy na wstępne badania lekarskie służy bowiem wypełnieniu obowiązku przeprowadzenia badań lekarskich wynikającego z art. 229 k.p.
Wydane przez pracodawcę skierowanie na badania lekarskie stanowi także element dokumentacji medycznej prowadzonej przez jednostkę medycyny pracy. To natomiast uprawnia pracodawcę, aby na etapie rekrutacji przetwarzać numer PESEL oraz adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy. Jednostka medycyny pracy ma obowiązek weryfikacji jej tożsamości.
Minimalny zakres danych, jakie powinna zawierać dokumentacja medyczna w odniesieniu do oznaczenia pacjenta, został określony w art. 25 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U.z 2022 r., nr 1876 ) i ma on pozwalać na ustalenie tożsamości pacjenta, zgodnie z którym dokumentacja medyczna zawiera co najmniej nazwisko i imię (imiona), datę urodzenia, oznaczenie płci, adres miejsca zamieszkania oraz numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka - numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.