Stanowisko UODO w sprawie przetwarzania danych osobowych uprawnionych do korzystania z ZFŚS

Pomimo, iż 4 maja 2019 doczekaliśmy się krajowych wytycznych dotyczących stosowania RODO wątpliwości nie ubywa. Nie są one niestety zbyt dużą pociechą dla zatroskanych i przestraszonych przedsiębiorców. Przepisy są bardzo „nieostre”, lakoniczne, pozostawiają ogromne pole do interpretacji, a tym samych, muszę to stwierdzić z pełna odpowiedzialnością, „przerzucają” pełną odpowiedzialność na pracodawców.

Właśnie ukazało się kolejne stanowisko UODO, tym razem w zakresie zbierania, weryfikowania i przechowywania danych służących do oceny kryterium socjalnego i dochodowego uprawnionych do korzystania ze świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu świadczeń Socjalnych.

Kryteria podziału środków ZFŚS w obliczu RODO

Podstawowym kryterium przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jest sytuacja życiowa i materialna pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Artykuł 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS zobowiązuje bowiem pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pracodawca musi więc poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe.

Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W celu realizacji tego obowiązku pracodawca zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe uprawnionych (pracownika i członków jego rodziny), ale tylko w zakresie niezbędnym dla realizacji celu, w jakim je pozyskał.

Pamiętając o zasadzie naczelnej zasadzie RODO, a mianowicie o minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, ich zakres nie może przekroczyć dopuszczalnych granic.

Co na to UODO?

W opinii UODO, „ (…) jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika (…).”

Podstawa gromadzenia danych

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są:

• art. 6 ust. 1 lit. C, który legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• art. 9 ust. 2 lit. b RODO, który ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia) i umożliwia przetwarzanie tych danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Coroczna weryfikacja przetwarzanych danych

Nowe przepisy obowiązujące od 4 maja 2019 r. nakładają na pracodawców obowiązek przeglądu danych osobowych przetwarzanych w ramach gospodarowania środkami ZFŚS – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Pracodawca jest też zobowiązany do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Zdaniem Prezesa UODO „(…) RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu (…)”.

W praktyce oznacza to, że pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Przegląd dotyczy całości dokumentacji.

Jak długo je przechowywać?

Świadczenia wypłacane w ramach gospodarowania środkami ZFŚŚ podlegają zwolnieniu z oskładkowania. Część świadczeń podlega również zwolnieniu z opodatkowania. Ważne więc by nie usunąć i nie zniszczyć zbyt wcześnie omawianych danych, tak aby w przypadku ewentualnej kontroli ZUS czy US pracodawca by w stanie udokumentować, że wypłacone świadczenia zostały zrealizowane w oparciu o główne założenia ZFŚŚ, a mianowicie w oparciu o kryterium socjalne i materialne.

Uzasadnionym więc wydaje się przechowywanie tej dokumentacji przez okres 5 lat, liczonych od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło spełnienie świadczenia.