Skąd biorą się kontrowersje przy zawieraniu umów przewozu?

W branży TSL powszechną praktyką stało się wysyłanie zleceń transportowych drogą elektroniczną. Strony umowy zakładają, że nabiera ona mocy prawnej dopiero w chwili przesłania przez przewoźnika podpisanego skanu zlecenia lub po upływie określonego w tym zleceniu czasu. Czy słusznie?

Co mówi prawo?

Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego: „oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy”. Oferta ta w najbardziej standardowym wariancie jest uznana za przyjętą przez drugą stronę (oblata) w momencie złożenia przez nią wyraźnego oświadczenia wobec oferującego. 

Inna forma zawarcia umowy to przyjęcie oferty poprzez przystąpienie do wykonania (przewoźnik nie odpowiada na złożoną ofertę tylko zaczyna realizować zlecenie), czy tzw. milczące przyjęcie oferty, które może mieć zastosowanie wyłącznie między przedsiębiorcami (art. 68 (2) Kodeksu cywilnego).

Warto podkreślić, że zgodnie z art. 774 i dalej Kodeksu cywilnego istnieją tylko trzy „istotne elementy” (łac. essentialia negotii) umowy przewozu, których zamieszczenie w danym kontrakcie pozwala stwierdzić, czy faktycznie mamy do czynienia z tym typem stosunku prawnego.

Są to:

1. trasa,
2. ładunek,
3. należne przewoźnikowi wynagrodzenie (określane często jako „fracht”).

Tyle wystarczy, żeby stwierdzić, że została zawarta umowa przewozu. Dodatkowo przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy, w jakiej umowa przewozu powinna być zawarta. Może to być zarówno forma dokumentowa, pisemna, elektroniczna (na razie śpiew przyszłości), jak i nawet ustna.

Jak zawierane są umowy w praktyce?

Sposób zawarcia umowy ma ogromne znaczenie. Bezpośrednio wynika to z samej specyfiki pracy przewoźników i spedytorów. Z doświadczenia wiem, że najczęściej do zawarcia transakcji dochodzi już w trakcie rozmowy między spedytorem a przewoźnikiem prowadzonej na komunikatorze giełdy transportowej. Zdarza się też, że z uwagi na pośpiech niezmiennie towarzyszący osobom pracującym w branży TSL, ważne informacje przekazuje się w trakcie rozmowy telefonicznej. Żeby takie ustalenia były ważne, nie wymaga się jednak utrwalenia ich w formie dokumentu. Kontrowersje natomiast wywołać może brak dowodów potwierdzających te szczegółowe warunki przewozu. W wypadku konfliktu na poziomie sądowym może stanowić to problem dla strony umowy, która w takim postępowaniu chce dochodzić swoich praw.

Skan zlecenia z podpisem nie ma mocy prawnej

Warto przypomnieć, że odesłanie kontrahentowi skanu podpisanego zlecenia nie jest w żadnym wypadku dopełnieniem formy pisemnej umowy. Nie uważa się jej też za formę elektroniczną (wymagałoby to zgodnie z aktualnymi przepisami podpisu elektronicznego). Jest to jedynie forma dokumentowa określona w art. 77(2) Kodeksu cywilnego, do której zachowania: „wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Aby zachować formę pisemną, kluczowy jest własnoręczny podpis pod dokumentem. Ten problem pojawia się także bardzo często już po zawarciu umowy przewozu, na etapie składania reklamacji, gdy dojdzie do nienależytego wykonania usługi. Mało kto w branży dziś wie, że reklamacja nienależycie wykonanej usługi transportowej musi być pisemna, co oznacza że pismo powinno być po prostu wydrukowane, opatrzone podpisem osoby upoważnionej i przesłane pocztą do przewoźnika. Praktyka jest jednak zupełnie inna. Utarło się wręcz, że taką reklamację można wysłać e-mailem.

Reklamacja zgłoszona mailem? Niekoniecznie

Ten, jak się wydaje, detal może mieć jednak istotne znaczenie zarówno na etapie zawierania umowy, wykonywania jej przez przewoźnika, jak i ewentualnych sporów powstałych w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Skoro bowiem zarówno Konwencja CMR, jak i ustawa Prawo przewozowe przewidują formę pisemną reklamacji, to zgłoszenie jej w formie mailowej lub nawet skanu pisma, nie będzie, przynajmniej póki co, uważane za spełnienie wymagań pisemności. Tym samym taka reklamacja nie będzie wywoływać żadnych skutków prawnych. Co oczywiście w wielu wypadkach może być bardzo poważne w skutkach, gdyż zleceniodawca może nawet utracić prawo do dochodzenia roszczeń od przewoźnika - na przykład z tytułu opóźnienia w dostawie, gdyż tego rodzaju zastrzeżenia powinny być bezwzględnie zgłoszone przewoźnikowi w terminie 21 dni od dnia faktycznej dostawy i termin ten nie może zostać przywrócony.

Prawnicze dylematy

Niektórzy prawnicy, np. dr hab. Krzysztof Wesołowski*, zastanawiają się, czy warunki pisemności mogą być spełnione, jeśli reklamacja zostanie wysłana e-mailem ze skanem pisma, lub faksem. To uzasadnione wątpliwości. Pamiętajmy, że twórcy Konwencji CMR funkcjonowali w innych warunkach gospodarczych, kiedy nie było takich środków komunikacji, jakie znamy teraz. Niemniej, złożenie przewoźnikowi reklamacji w takiej formie jest bardzo ryzykowne i może w przypadku przeniesienia sporu na salę sądową, zostać skutecznie podważone.

Moim zdaniem przesłanie zlecenia transportowego za pomocą poczty e-mail, gdy strony już wcześniej ustaliły między sobą podstawowe elementy umowy przewozu, nie jest już zawarciem umowy, ale jej zmianą. W przypadku braku wyraźnego potwierdzenia tych warunków przez przewoźnika sporne jest na przykład, czy dodatkowo zastrzeżone kary umowne mają wobec niego zastosowanie. Często sądy się z tym nie zgadzają. uzasadnieniu wyroku jednej ze spraw prowadzonych przez kancelarię Translawyers czytamy: „Sąd nie dał wiary dowodowi przedłożonemu przez stronę pozwaną w postaci zlecenia transportowego, ponieważ dokument ten trudno nawet nazwać dokumentem prywatnym, gdyż nie jest przez nikogo podpisany. Jest to jedynie wydruk z jakiejś czynności przeprowadzonej przez stronę pozwaną, która została zaprzeczona przez powoda, a zatem nie może stanowić dowodu na okoliczności w nim opisane”. Oznacza to, że brak wyraźnego potwierdzenia przez przewoźnika tych dodatkowych warunków zlecenia, chociażby poprzez odesłanie podpisanego skanu zlecenia, może prowadzić do uznania, że nie doszło do skutecznej zmiany umowy przewozu. Tym samym te szczególne warunki zlecenia (kary umowne) nie mogą mieć do przewoźnika żadnego zastosowania. 

Dla przypomnienia:

We wcześniejszym artykule ("Branża TSL. Uczciwe i stałe relacje w biznesie są ważne"), opisywałam tzw. klazulę 30 minut, w ramach której po upływie określonego w zleceniu transportowym terminu dochodzi do automatycznego zawarcia umowy, jest w większości przypadków nieskuteczna.

Czy jednak spedytor vel. przewoźnik umowny musi opierać swoje bezpieczeństwo finansowe na wykorzystywaniu zawiłych klauzul umownych i stosowaniu wobec przewoźnika kruczków prawnych? To oczywiste, że branża transportowa jak każda inna gałąź gospodarki musi opierać się na zaufaniu tworzonym między jej uczestnikami, na tak zwanej “uczciwości handlowej”, która co prawda nie została sztywno zdefiniowana w żadnym kodeksie, ale jest intuicyjnie rozumiana przez każdego przedsiębiorcę.

W następnym artykule opublikowanym w ramach Linkedin przedstawię szczegółowe omówienie klauzul umownych, które mogą być najbardziej problematyczne dla przewoźnika.

* Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) : komentarz / Krzysztof Wesołowski(*), Dorota Ambrożuk, Daniel Dąbrowski .- Warszawa : Wolters Kluwer SA, 2015 .- 489 s. - (Praktyczne Komentarze Lex) .- ISBN: 9788326482052