Normy ISO w firmie: czym są? Wszystko o normach ISO, wdrażaniu i certyfikacjach

8 lutego 2021

6m 13s

Dostałeś za zadanie wdrożyć jedną z norm ISO w firmie. Słyszałeś, że normy te są znakiem jakości i wiarygodności organizacji, ale tak naprawdę nie wiesz nic poza tym. Zapraszamy do lektury, w której wyjaśniamy czym są normy ISO, jakie są ich rodzaje, dlaczego warto je wdrażać oraz na czym polega certyfikacja ISO.

Normy ISO opracowywane są od 1947 roku przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną w Genewie. Mają kluczowe znaczenie dla regulowania praktyk biznesowych, produkcji i jakości, ale również dla życia codziennego, bezpieczeństwa i ochrony środowiska. Aby lepiej wytłumaczyć czym są normy ISO, przedstawimy najpierw definicję samej normy.

Czym jest norma? Definicja

Norma jest dokumentem powszechnie dostępnym, standaryzującym działalność produktową, usługową, technologiczną i badawczą. Określa zasady, wytyczne i sposoby postępowania w różnych aspektach ludzkiej działalności.

Normy opierają się na podstawach naukowych oraz danych sprawdzonych pod względem słuszności technicznej, ekonomicznej i użytkowej. Powinny uwzględniać aktualny stan wiedzy i osiągnięty (lub możliwy do osiągnięcia w najbliższym czasie) poziom techniki. Normy zostają przyjęte na zasadzie konsensusu i akceptowane są przez uznane jednostki normalizacyjne.

ISO jako organizacja

ISO, czyli Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, jest jedną z największych wydawców norm na świecie. Współtworzą ją niezależni od przedsiębiorstw, korporacji i rządu członkowie. Nasz kraj od początku istnienia ISO (od 1947 roku) reprezentuje Polski Komitet Normalizacyjny.

Powszechnie używany skrót ISO nie jest rozwinięciem z języka angielskiego (International Organization for Standarization), lecz pochodzi od greckiego słowa isos – znaczącego „równy”. ISO ma więc symbolizować jednolitość, jaką wprowadza się na świecie poprzez wdrażanie odpowiednich standardów.

Co to jest norma ISO? Definicja

Normy ISO są dokumentami opracowywanymi przez niezależnych, międzynarodowych ekspertów z danych dziedziny gospodarki. Zawierają informacje, wskazówki oraz zbiory dobrych praktyk w zakresie różnorodnych aspektów działalności. Mają charakter uniwersalny, dlatego mogą być stosowane przez firmy i organizacje państwowe oraz prywatne, należące do każdej branży, sektora, niezależnie od wielkości i posiadanych rozwiązań.

Normy ISO regulują i ujednolicają funkcjonowanie firm na różnych płaszczyznach – np. norma ISO 27001 określa zasady zarządzania bezpieczeństwem informacji, a norma ISO 22301 pomaga organizacjom we wdrażaniu rozwiązań z zakresu zarządzania ciągłością działania. Spełnianie warunków określonych normą ISO potwierdzane jest certyfikatem.

Normy ISO - co to jest? Definicja

Najczęściej stosowane normy ISO – rodzaje i przykłady

Istnieje wiele różnych rodzajów norm ISO. Spotykamy się z nimi w zasadzie w każdej dziedzinie gospodarki. Ich liczba cały czas rośnie (obecnie jest ich ponad 23 600). Każda z norm ISO ma przypisany niepowtarzalny kod, informujący, do jakiej serii / rodziny dana norma należy. Najczęściej stosowanymi normami ISO są standardy z serii:

- 9000 – normy dotyczące zarządzania jakością
- 14000 – normy dotyczące zarządzania środowiskiem
- 18000 – normy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
- 22000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem żywności
- 22300 – normy dotyczące ciągłości działania (np. ISO 22301 lub ISO 22361)
- 27000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji (np. ISO 27001, ISO 27005 czy ISO 37035)
- 28000 – normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem w łańcuchu dostaw
- 31000 – normy dotyczące zarządzania ryzykiem (np. ISO 31000)

Aktualizacje norm ISO

Normy ISO poddawane są regularnym przeglądom. Komitet normalizacyjny odpowiedzialny za ich przydatność, adekwatność i skuteczność, aktualizuje normy ISO średnio co 3-5 lat. Każdorazowo nowe wersje norm tłumaczone są na obce języki.

Przeczytaj również: Czym jest Analiza Wpływu Biznesowego (BIA) i dlaczego jest ważna dla Twojej firmy?

Skąd wziąć aktualne normy ISO?

Dostęp do większości norm ISO (i ich aktualizacji) można wykupić poprzez portal Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Oczywiście wszystkie aktualne normy znajdują się w oficjalnym sklepie ISO.

Dlaczego warto wdrażać normy ISO w firmie?

Wdrożenie norm ISO zwiększa wydajność i efektywność pracy. Ponadto ich wdrożenie poprawia komunikację handlową w perspektywie globalnej oraz buduje prestiż firmy. Przestrzeganie norm ISO minimalizuje ryzyka związane z prowadzoną działalnością oraz pozwala firmom rozwijać się w sposób zrównoważony. Dla wielu przedsiębiorców normy ISO są gwarancją jakości i bezpieczeństwa.

Certyfikacja ISO. Jak przygotować firmę do certyfikacji ISO?

Aby otrzymać certyfikat ISO, należy zgłosić się do firmy posiadającej uprawnienia do nadawania certyfikacji. Wcześniej należy wdrożyć praktyki zgodne z daną normą ISO.

W tym celu najlepiej skorzystać z usług profesjonalnych firm, zajmujących się wdrażaniem rozwiązań zgodnych z konkretnymi normami. Firmy te, na podstawie audytu wstępnego lub zerowego, ocenią na jakim poziomie jest organizacja i czego brakuje jej do spełnienia określonych w normie wymagań. Następnie przygotują produkty lub rozwiązania usprawniające posiadane procesy i uzupełniające luki. Po okresie implementacji, następuje audyt wewnętrzny, sprawdzający czy organizacja gotowa jest na certyfikację.

Audyt ISO

Jak wspomnieliśmy, audyt to sprawdzenie czy organizacja spełnia wymagania danej normy ISO. Przebieg procesu zależny jest od wielu czynników, m.in. od specyfiki branży oraz rodzaju badanego systemu. Wnioski poaaudytowe najczęściej przedstawiane są w postaci raportu bądź protokołu. Pozytywny wynik uprawnia do otrzymania certyfikatu zgodności z normą ISO, potwierdzając, że organizacja spełnia jej wymagania i posiada efektywny system zarządzania.

Audyty ISO odbywają się zarówno podczas wdrażania i uzyskiwania certyfikacji, jak i na późniejszych etapach w celu weryfikacji czy system w dalszym ciągu spełnia wymagania normy.

Przeczytaj również: Audyt czy audit? O co chodzi w sporze językoznawców i Polskiego Komitetu Normalizacyjnego?

Rodzaje audytów ISO

Zgodnie z przyjętym podziałem audyty ISO dzieli się na wewnętrze i zewnętrzne.

Audyty wewnętrzne:

- audyt pierwszej strony – przeprowadzany przez własnych pracowników posiadających odpowiedni zasób wiedzy.

Audyty zewnętrzne (wykonywane przez audytorów, którzy nie są związani z audytowaną organizacją):

- audyt drugiej strony – organizowany przez jednostkę występującą w roli zamawiającego w celu zbadania jakości u swoich podwykonawców (aktualnych lub potencjalnych). Tego typu audyt przeprowadzany jest własnymi zasobami bądź za pośrednictwem firmy zewnętrznej.
- audyt wstępny – inaczej audyt zerowy. Przeprowadzany jest w celu określenia gotowości organizacji do audytu certyfikującego bądź w celu przygotowania firmy do wdrożenia systemów ISO. Wykonywany jest przez firmy specjalizujące się we wdrażaniu danych norm ISO.
- audyt trzeciej strony – inaczej audyt certyfikacyjny. Wykonywany jest przez niezależną jednostkę certyfikującą.

Przeczytaj również: Kompleksowy przewodnik po audytach ISO

Szkolenia na podstawie norm ISO

Szkolenia oparte na normach ISO pełnią kluczową rolę w edukacji biznesowej. Podczas szkoleń uczestnicy zdobywają umiejętności interpretacji konkretnych norm ISO oraz dowiadują się, w jaki sposób skutecznie wdrażać ich zasady w różnorodnych przedsiębiorstwach o zróżnicowanych profilach działalności.

Szkolenia skupiają się również na przygotowaniu do przeprowadzania audytów zgodności z normą. Uczestnicy są szkoleni w zakresie technik audytorskich, identyfikacji obszarów wymagających poprawy oraz oceny skuteczności wdrożonych rozwiązań.