Każda organizacja to ludzie, procesy i właściwie dobrane narzędzia. Zebrane w całość tworzą więcej niż sumę części. W dobie kolejnych osiągnięć technologicznych, menadżerowie poszukują innowacyjnych rozwiązań.
Ważne aby rozwiązania te koncentrowały na usprawnianiu procesów, które przyczynią się do wzrostu efektywności organizacji a nie stricte na samych narzędziach. Te są jedynie środkiem do realizacji postawionych celów.
O digitalizacji procesów P2P i korzyściach z tym związanych piszemy w artykule. Co jednak zrobić i od czego zacząć tak dużą zmianę w swojej organizacji?
Jako menadżerowie intuicyjnie wiemy, że musimy: przekonać zarząd, zdobyć budżet, zebrać zespół projektowy, wyznaczyć cele, wybrać jedno z dostępnych rozwiązań na rynku i finalnie uruchomić projekt.
- Czy jest jednak coś jeszcze wpływającego na powodzenie tego zadania?
- Poniżej przedstawiamy kluczowe czynniki sukcesu o których warto pamiętać rozpoczynając wdrożenie systemu klasy e-procurement i automatyzacji procesu P2P.
Przeanalizuj historię wydatków firmy i zidentyfikuj podstawowy obszar wdrożenia
Przeanalizuj z menadżerami poszczególnych kategorii zakupowych, poziomy i strukturę wydatków zarówno w ujęciu ilościowym jak i wartościowym. Analiza powinna uwzględniać także wymiar dotyczący klientów wewnętrznych oraz naszych dostawców aby odpowiadać w każdej kategorii m.in. na pytania:
– jaki asortyment kupujemy: wartościowo i ilościowo
– kto w organizacji jest naszym klientem wewnętrznym
– które z zamówień powtarzają się najczęściej i czy możemy je wystandaryzować
– kto w organizacji pełni rolę komórki merytorycznej w zakresie danego asortymentu
– jakich mamy kluczowych dostawców w danej kategorii.
– czy dla zakupów powtarzalnych mamy wynegocjowane z dostawcami umowy ramowe określające cenniki i warunki dostaw
– czy dostawy w danej kategorii/ asortymencie realizowane są na magazyn czy bezpośrednio do klienta wewnętrznego
– w jakiej formie i z jaką cyklicznością wystawiany są faktury przez naszych kluczowych dostawców
Powyższa analiza ma na celu identyfikację tych zakupów, które pochłaniają organizacji najwięcej czasu na działania operacyjne i mają potencjał do objęcia wdrożeniem w pierwszej kolejności. Będą to więc zakupy, które są realizowane przez dużą grupę naszych klientów wewnętrznych, często kupowane i możliwe do wystandaryzowania.
W czasie analizy warto przyjrzeć się także danym pod kontem zasady pareto. Bardzo często wąską grupa naszych dostawców (np. 20%), będzie pokrywała 80% ilości wystawianych zamówień i faktur. To w tych kategoriach i na tych partnerach handlowych będziemy koncentrować nasze wdrożenie i zwiększoną automatyzację procesu.
Zaangażuj wszystkich uczestników procesu i dobierz właściwy zespół projektowy
W proces P2P zaangażowana jest cała organizacja od klienta wewnętrznego, zespół zakupowy, poprzez kontroling weryfikujący budżet , organizacje merytoryczne, działy zajmujące się gospodarką magazynową i logistyką po finalne rozliczenie faktur przez księgowych w działach zobowiązań.
Każda w tych jednostek powinna mieć swoich przedstawicieli i cele do realizacji w projekcie. O ile np. dla zakupów i organizacji merytorycznych będzie to skatalogowanie asortymentu i uregulowanie warunków zamówień w umowach ramowych z kluczowymi dostawcami, to dla księgowych z działu zobowiązań, automatyczne rozliczanie elektronicznych faktur, wczesna dekretacja kosztów i kontrola budżetowa.
Nikt nie lubi aby ktoś inny z organizacji rządził się na naszym podwórku😉 Dlatego warto podzielić odpowiedzialność za wdrożenie na poszczególne obszary biznesowe, spinane w ramach macierzowej struktury projektowej.
Nie zapomnijmy też o naszym dziale IT, który powinien wesprzeć nas od strony technicznej w realizacji całego projektu i integracji nowych narzędzi z obecną infrastrukturą IT a czasami także w późniejszym utrzymaniu. O tym także więcej w kolejnych punktach.
Przy wyborze narzędzi zwracaj uwagę nie tylko na bazowe funkcjonalności.
Wybierając docelowy system klasy e-procurement do naszej organizacji, porównujemy zazwyczaj bazowe funkcjonalności dostępne w oferowanych na rynku pudełkowych rozwiązaniach. To ważne ale przy wyborze rozwiązania warto nie zapominać o takich aspektach jak:
– możliwości integracyjne rozwiązania. System klasy e-procurement wspiera proces zakupowy bazując w duże mierze na danych z systemów zewnętrznych tj. ERP dotyczących np. informacji o użytkownikach SSO, indeksach materiałowych, budżetach opex/capex, danych niezbędnych do dekretacji księgowej, przyjęć magazynowych. Sam także po wdrożeniu staje się „masterem” i źródłem danych o: dostawcach, umowach, limitach wartościowych umów, odbiorach (przyjęciach magazynowych), katalogach, zapotrzebowaniach, zamówieniach, fakturach. Dlatego taż ważne jest aby przed wyborem rozwiązania potwierdzić możliwość jego łatwej integracji z naszym obecnym środowiskiem IT w szczególności w obszarze f-k i wykorzystywanych w organizacji modułach ERP.
– sposób administrowania systemem w wymiarze biznesowym oraz technicznym. Już na etapie wyboru rozwiązania warto zadać sobie pytania, kto i w jakim zakresie będzie administrował systemem po uruchomieniu produkcyjnym. Jaki poziom serwisu i usług dodatkowych jest oferowany przez dostawcę rozwiązania np. helpdesk, wsparcie oraz usprawnienia dla moich dostawców jak np. komunikację EDI z ich systemami sprzedażowymi.
– doświadczenie i rekomendowane procesy „best practice” proponowane przez dostawców rozwiązań. Czasami są to małe porady, których naprawdę warto posłuchać, bo pozwolą nam zaoszczędzić dziesiątki jak nie setki tysięcy złotych.
Podam przykład: Dostawca systemu i skanerów do obsługi i ocr’owania faktur będzie nas namawiał na archaiczny proces otrzymywania faktur w wersji papierowej, ich skanowania siłami naszej organizacji np. w dedykowanej do tego kancelarii lub centrum usług, OCRowania, ręcznego poprawiania błędów i elektronicznego obiegu. Inny dostawca natomiast ten sam proces będzie wstanie zrealizować automatycznie z minimalnym zaangażowaniem czasu i pracy naszych pracowników a co więcej bez konieczności zakupu i serwisowania drogiego sprzętu.
Pamiętaj że, wdrożenie to nie uruchomienie. Warto więc pomyśleć o komunikacji i zarządzaniu zmianą w Twojej organizacji.
Wiele „wdrożeń” kończy się na instalacji, technicznym uruchomieniu systemu i podstawowym przeszkoleniu użytkowników. Na koniec zostajemy z aplikacją i biernym oporem organizacji wobec zmiany. Technicznie wszystko działa tylko nasze procesy zostają po staremu. Dlatego też przy realizacji projektu warto także zadbać o następując aspekty:
– właściwe umocowanie projektu, tak aby odpowiadało wszystkim interesariuszom. Przy tak rozproszonych organizacyjnie projektach często jest to nawet poziom zarządu.
– wyznaczenie osób odpowiedzialnych za komunikację oraz zarządzanie zmianą w organizacji, w tym wprowadzaniu i respektowaniu nowych zasad i regulacji.
– zaangażowaniu działu IT w pracach instalacyjnych, wdrożeniowych i integracyjnych. Dobrą praktyką, jest równolegle z kierownikiem biznesowym projektu, powołanie kierownika ze strony naszego działu IT, który będzie równolegle odpowiadał za techniczne dostarczenie rozwiązania.
– dobranie właściwego partnera wdrożeniowego, który realizował przedsięwzięcia o podobnej skali.
– właściwym zdefiniowaniu bazowego zakresu wdrożenia, które będzie rozszerzane w czasie eksploatacji systemu. Częstym błędem, jest chęć wdrożenia wszystkich rozwiązań jednocześnie we wszystkich kategoriach zakupowych. Takie podejście w praktyce staje się nie możliwe do realizacji. Dobrą praktyką jest wybranie wzorcowych procesów biznesowych, które chcemy utrwalić w systemie na start produkcyjny aplikacji np. wzorcowy proces dla umowy jednostkowej, ramowej, zakupów katalogowych, zakupów jednostkowych, zakupów magazynowych, ryczałtowych, najmów, dzierżawy i HR.
W planach współpracy z dostawcami koniecznie uwzględnij elektroniczną wymianę danych
Przyspieszenie procesu składania zamówień oraz automatyzacja działań związanych z przetwarzaniem i uzgadnianiem faktur, jest nierozerwalnie związana z efektywnością całego procesem P2P (Purchase to Pay). W całym procesie najistotniejsze jest zachowanie elektronicznej postaci danych nie tylko na fakturze, ale także na zamówieniu i dokumentach odbioru.
Aby w pełni wykorzystać funkcjonalności narzędzi, które wdrażamy, konieczne staje się zaangażowanie w proces naszych kluczowych dostawców i nawiązanie z nimi współpracy opartej na elektronicznej wymianie danych: zamówień, umów, odbiorów i faktur (EDI). O tym więcej tutaj.
W ramach przygotowań do projektu, warto uwzględnić ww. kwestie i wybrać kilku kluczowych dostawców, których zaangażujemy w podstawowy zakres wdrożenia.
