W wielu branżach kamery monitoringu stają się nieodzownym elementem działalności przedsiębiorstwa. Rzeczywiście ich prawidłowe używanie zwiększa poziom bezpieczeństwa, a niekiedy ułatwia także zarządzenie czy rozwiązywanie pojawiających się konfliktów. Jednak firmowy monitoring niesie ze sobą również pewne zagrożenia – i nie chodzi tu tylko o pojawiającą się niekiedy niechęć pracowników do bycia ciągle obserwowanymi przez kamery rejestrujące każdy ich ruch. Montaż i użytkowanie monitoringu w przedsiębiorstwie musi spełniać wymagania stawiane przez RODO oraz Kodeks pracy. W przeciwnym wypadku trzeba liczyć się z poważnymi konsekwencjami. O czym pamiętać decydując się na firmowy monitoring?

Sprawdź też: Nowoczesne formy monitoringu pracowników a RODO >>>

Czytaj też: Cookies to dane osobowe? Spór o stosowanie RODO>>

Nagranie to dane osobowe?

Pierwszą kwestią, jaką należy ustalić, jest odpowiedź na pytanie, czy zapis z monitoringu stanowi przykład przetwarzania danych osobowych? Analizując to zagadnienie warto podkreślić, że bez względu na to, jaki jest zasięg kamer oraz czy rejestrują one jedynie obraz czy także dźwięk, zawsze ich praca prowadzi do zapisu wyglądu pojawiających się w zasięgu kamer osób. To z kolei pozwala na ich jednoznaczną identyfikację.

Zarówno unijne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), jak i polska ustawa implementująca jego postanowienia stanowią, że dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Nie ma wątpliwości, że to bardzo szeroka definicja – co zresztą jest zgodne z ogólnym założeniem ustawodawcy unijnego i polskiego o konieczności zagwarantowania wysokiego poziomu ochrony danym osobowym. W każdym razie mogą one przybrać różnorodną postać – w tym także wizualną.

Sprawdź też: Czy zainstalowanie w sklepie na sali sprzedażowej odbiornika tv, w którym udostępnione jest do podglądu (w czasie rzeczywistym) nagranie z jednej z kamer monitorujących salę sprzedażową, jest zgodne z zasadami RODO? >>>

Skoro więc zapis z monitoringu stanowi przykład danych osobowych – zresztą podobnie, jak transmisja „na żywo” – to nie ma wątpliwości, że podlega on wszelkim zasadom właściwym ochronie danych, a w tym przede wszystkim:

• Uniemożliwieniu dostępu do zapisu monitoringu osobom nieuprawnionym;
• Możliwości przetwarzania danych jedynie na cele zgodne z prawem;
• Przetwarzaniu danych na podstawie zgody osoby, której dotyczą.

Realizując te ogólne zasady przetwarzania danych osobowych ustawodawca wprowadził do Kodeksu pracy szczegółowe regulacje dotyczące tego zagadnienia.

Jasny cel przetwarzania i ograniczony dostęp

W kwestii instalowania i wykorzystywania monitoringu w miejscu pracy kluczowy charakter ma przepis art. 22 ze zn 2  kodeksu pracy. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że ustawodawca dopuszcza zastosowanie w zakładzie pracy jedynie monitoringu wizyjnego – wykluczone więc jest rejestrowanie przez pracodawcę zarówno obrazu, jak i dźwięku. Poza tym monitoring może zostać zastosowany tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do:

• Zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• Ochrony mienia;
• Kontroli produkcji;
• Zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nigdy nie może objąć pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. Co do zasady jest montaż jest wykluczony także w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz w palarniach. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest tylko wówczas, gdy monitorowanie tych miejsc jest niezbędne do osiągnięcia któregoś ze wskazanych powyżej celów, a jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W każdym razie dostęp do nagrań z monitoringu mogą mieć jedynie osoby zajmujące się u pracodawcy realizacją przynajmniej jednego ze wskazanych powyżej celów, a więc np. ochroną mienia czy kontrolą procesu produkcji.

Pracownicy muszą zostać odpowiednio poinformowani

Pracodawca może przechowywać zebrane nagrania maksymalnie przez okres trzech miesięcy. Podlega on wydłużeniu tylko wówczas, gdy materiały z monitoringu są lub mogą być wykorzystywane w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa. Wówczas można je przechowywać do czasu jego prawomocnego zakończenia. Natomiast, kiedy przewidziany przez kodeks pracy okres archiwizacji nagrań z monitoringu minie, pracodawca ma obowiązek je zniszczyć – chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. Oczywiście w okresie przechowywania nagrań z monitoringu należy je zabezpieczyć przed możliwością dostępu do nich przez osoby postronne, nieupoważnione do ich przeglądania.

Czytaj więcej: Dörre-Kolasa Dominika, Monitoring pracowników >>>

W praktyce bardzo ważną kwestią jest odpowiednie poinformowanie pracowników o instalacji monitoringu. Pracodawca musi to uczynić co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Pomieszczenia i teren monitorowany podlega odpowiedniemu oznaczeniu; konieczne jest także jest sprecyzowanie celów, którym osiągnięciu ma służyć skorzystanie z tego rozwiązanie. Zgodnie z Kodeksem pracy cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Autor: Konrad Dyda - prawnik oraz doktorant z zakresu prawa, właściciel polsko-włoskiej firmy Centrum Usług Prawnych i Biznesowych - Centro Servizi Legali e Commerciali, prezes zarządu w spółce Med&Lex - Klinka Wsparcia Personelu i Jednostek Ochrony Zdrowia oraz w Fundacji Praw Medyka oraz autor Legal Alert-u.

Ochrona danych osobowych. Kontrola i postępowanie w sprawie naruszenia przepisów. Poradnik ze wzorami

Mirosław Gumularz, Patrycja Kozik

Sprawdź