Zawodnik otrzyma maila potwierdzającego dostanie się do turnieju lub dostanie się na listę rezerwową (decyduje kolejność zgłoszeń). Obowiązkowe do wypełnienia zgody (medyczna, wizerunkowa itd) znajdują się na stronie http://www.aktywnykasprzak.org/grand-prix-woli/
Podpisane zgody trzeba przynieść na turniej. Zgody są oddzielne dla pełnoletnich i niepełnoletnich. Wstęp jest bezpłatny. W przypadku rezygnacji z udziału w turnieju zawodnik zobowiązany jest poinformować o tym fakcie organizatora.
Turniej jest finansowany z środków M.St. Warszawy - Dzielnica Wola.