Ciągłość pracy w firmie może zostać zakłócona na wiele sposobów zarówno przez klęski żywiołowe, jak i zagrożenia zdrowia publicznego. W takich sytuacjach właściwa strategia ciągłości działania, która minimalizuje wpływ czynników zewnętrznych na firmę i pozwala ją utrzymać jest kluczowa. Warto przy jej tworzeniu mieć na uwadze poniższe elementy.
1. Jasno określone role w zespole
W nagłych wypadkach ludzie nie powinni zastanawiać się, kto za co jest odpowiedzialny. Warto stworzyć zespół, którego obowiązkiem będzie utrzymanie ciągłości działania organizacji. W jego skład powinni wejść członkowie z każdego jej obszaru. Takie osoby, w sytuacji kryzysowej będą w stanie pokierować lokalnymi działaniami, a także tymi obejmującymi całą organizację. Powinny być na bieżąco angażowane w planowanie i testowanie procedur, by wprowadzać zmiany i zdobywać wiedzę, którą być później będą musieli wykorzystać pod presją.
2. Szczegółowy plan działania
Warto zastanowić się, jakie sytuacje awaryjne mogą wystąpić w miejscu, w którym prowadzimy działalność. Założyć najgorsze, a następnie sprawdzić, jakie działania należałoby podjąć, by utrzymać najważniejsze procesy w firmie. Uszeregować priorytety pod względem biznesowym, a następnie przypisać je do ludzi, aplikacji, miejsc. Gdy zespół osiągnie porozumienie, co do tych elementów można określić strategię działania w razie wystąpienia awarii i koszty tego procesu.
3. Skuteczne testowanie
Nieaktualny lub nieskuteczny plan ciągłości działania może stworzyć więcej problemów niż jego całkowity brak, dając fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Warto go aktualizować, by odzwierciedlał zmiany w środowisku IT, priorytety biznesowe, strukturę operacyjną oraz inne czynniki, a także przeprowadzać symulacje obejmujące szerokie spektrum działań: od odzyskiwania danych i aplikacji po komunikację kryzysową.
4. Komunikacja kryzysowa
Skuteczna komunikacja może pozwolić odróżnić panikę od płynnej reakcji w sytuacjach awaryjnych. Należy wspierać się szeregiem kanałów komunikacji, od telefonów, e-maili, intranetu, komunikatorów internetowych po stronę internetową firmy. Warto przygotować przykładowe wiadomości, by można je było szybko zaktualizować w trakcie sytuacji kryzysowej. Spójny przekaz jest kluczowy we wszystkich kanałach komunikacji.
5. Bezpieczeństwo pracowników
W sytuacjach kryzysowych dostosowanie firmowych procedur do ludzi oraz regularne ich testowanie wraz ze wszystkimi członkami reagowania kryzysowego pozwala zapewnić pracownikom tak kluczowe bezpieczeństwo. Przy ich opracowaniu można wspomóc się pomocą takich podmiotów jak straż pożarna, policja czy inne jednostki organizacyjne, prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6. Stały dostęp do firmowych zasobów
Zapewnienie ludziom możliwość pracy zdalnej nie tylko w celu utrzymania ciągłości biznesowej, ale także dla ochrony ludzi w sytuacjach kryzysowych jest bardzo ważne. Cyfrowe środowisko pracy oparte na technologiach zdalnego dostępu umożliwia pracę tam, gdzie jest to bezpieczne i wygodne. Organizacje, które już wcześniej wdrożyły i pozwalały na pracę zdalną nie będą musiały przechodzić procesu adaptacji do niej w sytuacjach awaryjnych. Taka forma działania będzie znana pracownikom oraz będzie opierała się na znanych im narzędziach zdalnego dostępu jedynie w innym, fizycznym otoczeniu.
7. Ciągłość działania IT
Ciągłość działania centrum danych jest ostatnim elementem. Większość dużych organizacji ma więcej niż jedno centrum danych do skalowania i redundancji. W sytuacji awarii jednego z nich należy zadbać o to, by ludzie mogli płynnie korzystać z innego, zapasowego. Dostęp do tych samych aplikacji i danych jest kluczowy. Infrastruktura IT musi zatem być w stanie obsługiwać szybkie, automatyczne przełączanie awaryjne, równoważyć obciążenia a także odpowiednio zarządzać pojemnością sieci.